1. Pengendalian
Pengendalian
adalah fungsi manajemen untuk memastikan bahwa kegiatan dalam organisasi
dilakukan sesuai dengan yang direncanakan dan memastikan sumber daya organisasi
telah digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasinya.
Menurut
Jones and Gorge (2003:331), pengendalian adalah proses dimana para manajer
memantau dan mengatur bagaimana sebuah organisasi dan segenap anggotanya
menjalankan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi secara
efisien dan efektif. Dalam pengendalian, para manajer memantau dan mengevaluasi
apakah strategi dan struktur organisasi bekerja seperti yang dikehendaki,
bagaimana hal tersebut dapat ditingkatkan dan bagaimana harus diubah jika tidak
bekerja.
Fungsi pengendalian adalah membandingkan kinerja aktual organisasi dengan standar yang ditentukan, menemukan penyimpanan, mengupayakan untuk mengambil tindakan korektif, membantu merumuskan perencanaan di masa yang akan datang dan membantu membawa siklus manajemen kembali ke perencaan.
2. Proses Pengendalian Manajemen
Proses pengendalian manajemen adalah sebagai berikut :
Langkah pertama, Manajer harus menetapkan standar
kinerja dan target yang akan digunakan untuk mengevaluasi kinerja organisasi
secara keseluruhan atau bagian dari organisasi. Standar kinerja yang dibuat
oleh Manager akan mengukur kualitas, efisiensim responsif terhadap pelanggan
dan inovasi. Contohnya jika Manajer memutuskan untuk menerapkan stratefi biaya
rendah, maka yang dibutuhkan ialah mengukur efisiensi pada seluruh tingkatan di
dalam organisasi.
Standar adalah sasaran atau target yang harus
dicapai dalam menjalankan fungsi manajemen yang digunakan untuk mengukur dan
mengevaluasi kinerja dari suatu unit kerja, departemen atau organisasi secara
keseluruhan. Standar kontrol adalah target yang disetujui untuk membandingkan
kinerja yang sebenarnya.
Klasifikasi standar adalah sebagai berikut :
- Tangible adalah standar yang dapat diukur dan
berwujud. Contohnya waktu yang harus dicapai, biaya, penjualan, pangsa pasar,
produktivitas, laba yang harus dicapai, dan lainnya.
- Intagible adalah standar yang tidak dapat diukur dan
tidak berwujud. Contohnya tingkah laku karyawan, kreativitas karyawan,
kesetiaan pelanggan, dan lainnya.
Aspek yang dipakai sebagai indikator penilaian
adalah sebgai berikut :
- Hasil yang telah dicapai sementara sehingga dapat
memprediksi hasil akhirnya.
- Besaran input yang digunakan.
- Perubahan pada konsisi yang diasumsikan.
- Gejala yang timbul selama proses berjalan.
Langkah kedua, Manajer harus mengukur kinerja aktual yang sebenarnya. Manager
akan mengukur keluaran nyata sebagai hasil dari perilaku anggota dengan
kriteria yang telah ditentukan. Contohnya jika Manajer menentukan standar
produktivitas dalam bentuk satuan persentasi maka harus tetap menggunakan
satuan persentasi untuk mengukurnya.
- Memandingkan Kinerja Aktual dengan Standar yang
Ditentukan
Langkah ketiga, Manajer harus mengevaluasi kinerja
untuk melihat seberapa menyimpangnya dari standar yang telah diterapkan. Jika
kinerja lebih tinggi dari standar, maka Manager akan memutuskan bahwa standar
terlalu rendah dan akan dinaikan pada periode berikutnya. Jika kinerja lebih
rendah dari standar, maka Manager akan memutuskan melakukan tindakan korektif
atau tidak. Contohnya jika biaya bahan terjadi kenaikan dari target 5% menjadi
8% maka penyimpangan tersebut dapat dikategorikan sebagai penyimpangan kecil. Setelah
mengetahui penyimpangan yang terjadi, Manager harus segera mencari penyebab
terjadinya penyimpangan tersebut.
- Mengambil Tindakan Perbaikan
Langkah
keempat, Manajer harus mengevaluasi hasil akhir dan mengambil tindakan
perbaikan jika diperlukan. Jika penyimpangan yang terjadi kecil, maka masih
dapat diterima dan tidak perlu melakukan tindakan korektif. Jika penyimpangan
yang terjadi besar, maka telah melampaui batas yang dapat diterima dan harus segera
mengambil tindakan perbaikan dan pencegahan. Contohnya terget tingkat kecacatan
produk di produksi yang dapat diterima adalah 2% namun pada aktualnya tingkat
kecacatan produk di produksi adalah 5% sehingga perlu dilakkukan penyelidikan
terhadapt penyimpangan tersebut.
3. Tipe Sistem Utama Bisnis Dalam Perusahaan
Tipe sistem utama bisnis dalam perusahaan adalah sebagai
berikut :
- Transaction Processing Systems (TPS)
Transaction Processing
Systems (TPS) adalah sistem bisnis dasar yang melayani tingkat operasional
organisasi. Transaction Processing Systems ini bertujuan untuk mengolah,
menyortir, mendaftar, menggabungkan dan memperbarui dengan input transaksi dan
acara lalu output laporan terperinci, daftar dan ringkasan. Pengguna
Transaction Processing Systems adalah personel operasi dan penyelia.
- Knowledge
Work Systems (KWS)
Knowledge
Work Systems (KWS) adalah sistem bisnis yang melayani tingkat pengetahuan
dengan membuat dan mengintegrasikan pengetahuan baru ke perusahaan. Knowledge
Work Systems bertujuan unutk merancang model dengan input spesifikasi
perancangan lalu output desain dan grafik. Pengguna Knowledge Work Systems
adalah technical staff.
- Office
Automation Systems (OAS)
Office
Automation Systems (OAS) adalah sistem bisnis yang melayani tingkat pengetahuan
dengan berbasis sistem komputer. Office Automation Systems bertujuan untuk
meningkatkan produktifitas dari data pekerja di perusahaan.
Karakteristik
Office Automation Systems adalah sebagai berikut :
- Menuju
ke paperless office.
- Pendisainan
ulang alur kerja.
- Perangkat
lunak terintegrasi.
- Perancangan
ergonomic.
- Cerdas
dan menarik.
- Management Information Systems (MIS)
Management Information
Systems (MIS) adalah sistem bisnis yang melayani tingkat manajemen dengan
memberikan laporan dan akses ke data perusahaan. Management Information Systems
ini bertujuan untuk mengolah laporan rutin, model sederhana dan analisis
tingkat rendah dengan input ringkasan data transaksi, data volume tinggi dan
model sederhana lalu output laporan ringkasan dan pengecualian. Pengguna Management
Information Systems adalah manajer tingkat menengah.
Karakteristik
Management Information
Systems
adalah sebagai berikut :
- Keputusan
terstruktur dan semi-terstruktur.
- Laporan
berorientasi kontrol.
- Data
sebelum dan sekarang.
- Orientasi
internal.
- Proses
desain yang panjang.
- Decision-Support Systems (DSS)
Decision-Support Systems
(DSS) adalah sistem bisnis yang melayani tingkat manajemen dengan analisis data
untuk membuat keputusan. Decision-Support Systems ini bertujuan untuk mengolah
interaktif, simulasi dan analisis dengan input data volume rendah, basis data
masif, model analitik dan alat analisis data lalu output laporan khusus,
analisis keputusan dan tanggapan terhadap pertanyaan. Pengguna Decision-Support
Systems adalah manajer staf dan profesional.
Karakteristik
Decision-Support Systems
adalah sebagai berikut :
- Fleksibel,
beradaptasi dan cepat.
- Kontrol
pengguna input dan output.
- Tidak
ada pemrograman profesional.
- Mendukung
proses pengambilan keputusan.
- Alat
pemodelan canggih.
- Executive Support Systems (ESS)
Executive Support Systems (ESS) adalah sistem bisnis
yang menyediakan lingkungan komunikasi dan komputasi yang melayani tingkat
strategis organisasi. Executive Support Systems ini bertujuan untuk mengolah
grafik, simulasi dan interaktif dengan input data agregat eksternal dan
internal lalu output proyek dan respons terhadap pertanyaan. Pengguna Executive
Support Systems adalah manajer senior.
Karakteristik
Executive Support Systems
adalah sebagai berikut :
- Manajemen
tingkat atas.
- Dirancang
untuk individu.
- Menghubungkan
CEO ke semua tingkat.
- Sangat
mahal.
- Staff
dukungan yang luas.
- Fungsi Bisnis
Dalam Perusahaan
Fungsi bisnis dalam
perusahaan adalah sebagai berikut :
- Sales and Marketing Systems
Sales and Marketing Systems
yang
bertanggungjawab dalam menjual produk perusahaan dengan strategi marketing,
memberi evaluasi, memperbaiki promosi, memperbaiki pengembangan produk dan
memberi diferensiasi dengan produk pesaing.
Strategi
Marketing terbagi menjadi tiga tahap yaitu segmentasi, targeting dan
positioning. Segmentasi adalah mengelompokkan pasar menurut keadaan geografi,
demografi, psikografi, dan kebiasaan dalam suatu kelompok tertentu. Targeting
adalah menetapkan tujuan kepada siapa produk tersebut akan dijual. Positioning
adalah mengevaluasi penerimaan produk dalam pasar.
Sales and Marketing Systems
bertujuan untuk membantu mengidentifikasi pelanggan, mengembangkan produk dan
layanan, mempromosikan produk dan layanan, menjual produk dan layanan, dan
memberikan dukungan pelanggan yang berkelanjutan.
- Manufacturing and Production Systems
Manufacturing and Production
Systems yang
bertanggungjawab dalam menyesuaikan pola produksi yang baik, pemilihan bahan
baku dan suplier, proses produksi yang efektif dan efisien, logistik,
pengawasan mutu, pemerliharaan sistem produksi, perencanaan kebutuhan barang
dan perancanaan kebutuhan bahan baku.
Manufacturing and Production
Systems bertujuan untuk melakukan perencanaan, pengembangan, produksi produk
dan layanan, melakukan perencanaan, pengembangan, pemeliharaan fasilitas
produksi, melakukan akuisisi, penyimpanan, ketersediaan bahan, menjadwalkan
bahan, fasilitas dan tenaga kerja, dan mengontrol aliran produksi.
- Finance and Accounting Systems
Finance and Accounting
Systems
yang bertanggungjawab dalam mengelola keuangan perusahaan untuk kegiatan
operasional. Keuangan adalah modal perusahaan untuk melakukan pendanaan semua
aktivitasnya, keputusan investasi dan keputusan dividen bagi para pemegang
saham.
Finance and Accounting
Systems bertujuan untuk mengelola aset keuangan perusahaan, mengelola
kapitalisasi perusahaan, dan memelihara dan mengelola catatan keuangan, dan
menemukan aset keuangan baru.
Human Resource Systems
yang
bertanggungjawab dalam merekrut karyawan, menempatkan karyawan, memberikan
pelatihan, mengamati kinerja, pengembangan, renumerasi, rencana karir karyawan
dan program pensiun.
Human Resource Systems bertujuan
untuk mengidentifikasi karyawan potensial, menyimpan catatan karyawan, melacak
keterampilan karyawan, kinerja dan pelatihan, dan mendukung perencanaan untuk
kompensasi karyawan dan pengembangan karier.
5. Referensi
Arianto, R. (2016, Mei 7). Tipe-Tipe Sistem
Informasi. Diambil kembali dari Arianto Grande:
https://randiarianto.wordpress.com/2016/05/07/tipe-tipe-sistem-informasi/
ID, I. E. (2018, Januari 14). Proses
Pengendalian Manajemen. Diambil kembali dari Ilmu Ekonomi ID:
https://www.ilmu-ekonomi-id.com/2018/01/proses-pengendalian-manajemen.html
Kho, B. (2018, Mei 5). Pengertian
Pengendalian (Controlling) dan Empat Langkah Pengendalian. Diambil kembali
dari Ilmu Manajemen Industri:
https://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-pengendalian-controlling-empat-langkah-pengendalian/
Kodrat, D. D. (2017, April 6). 4
Fungsi Bisnis Pada Perusahaan Manufaktur. Diambil kembali dari MHS
Manajemen:
http://ima-mhs.blogspot.com/2017/04/4-fungsi-bisnis-pada-perusahaan.html