1. Pengendalian
Pengendalian adalah fungsi manajemen untuk memastikan bahwa kegiatan dalam organisasi dilakukan sesuai dengan yang direncanakan dan memastikan sumber daya organisasi telah digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasinya.
Menurut Jones and Gorge (2003:331), pengendalian adalah proses dimana para manajer memantau dan mengatur bagaimana sebuah organisasi dan segenap anggotanya menjalankan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif. Dalam pengendalian, para manajer memantau dan mengevaluasi apakah strategi dan struktur organisasi bekerja seperti yang dikehendaki, bagaimana hal tersebut dapat ditingkatkan dan bagaimana harus diubah jika tidak bekerja.
Fungsi pengendalian adalah membandingkan kinerja aktual organisasi dengan standar yang ditentukan, menemukan penyimpanan, mengupayakan untuk mengambil tindakan korektif, membantu merumuskan perencanaan di masa yang akan datang dan membantu membawa siklus manajemen kembali ke perencaan.
2. Proses Pengendalian Manajemen
Proses pengendalian manajemen adalah sebagai berikut :
- Menetapkan Standar
Langkah pertama, Manajer harus menetapkan standar kinerja dan target yang akan digunakan untuk mengevaluasi kinerja organisasi secara keseluruhan atau bagian dari organisasi. Standar kinerja yang dibuat oleh Manager akan mengukur kualitas, efisiensim responsif terhadap pelanggan dan inovasi. Contohnya jika Manajer memutuskan untuk menerapkan stratefi biaya rendah, maka yang dibutuhkan ialah mengukur efisiensi pada seluruh tingkatan di dalam organisasi.
Standar adalah sasaran atau target yang harus dicapai dalam menjalankan fungsi manajemen yang digunakan untuk mengukur dan mengevaluasi kinerja dari suatu unit kerja, departemen atau organisasi secara keseluruhan. Standar kontrol adalah target yang disetujui untuk membandingkan kinerja yang sebenarnya.
Klasifikasi standar adalah sebagai berikut :
- Tangible adalah standar yang dapat diukur dan berwujud. Contohnya waktu yang harus dicapai, biaya, penjualan, pangsa pasar, produktivitas, laba yang harus dicapai, dan lainnya.
- Intagible adalah standar yang tidak dapat diukur dan tidak berwujud. Contohnya tingkah laku karyawan, kreativitas karyawan, kesetiaan pelanggan, dan lainnya.
Aspek yang dipakai sebagai indikator penilaian adalah sebgai berikut :
- Hasil yang telah dicapai sementara sehingga dapat memprediksi hasil akhirnya.
- Besaran input yang digunakan.
- Perubahan pada konsisi yang diasumsikan.
- Gejala yang timbul selama proses berjalan.
- Mengukur Kinerja Aktual
Langkah kedua, Manajer harus mengukur kinerja aktual yang sebenarnya. Manager akan mengukur keluaran nyata sebagai hasil dari perilaku anggota dengan kriteria yang telah ditentukan. Contohnya jika Manajer menentukan standar produktivitas dalam bentuk satuan persentasi maka harus tetap menggunakan satuan persentasi untuk mengukurnya.
- Memandingkan Kinerja Aktual dengan Standar yang Ditentukan
Langkah ketiga, Manajer harus mengevaluasi kinerja untuk melihat seberapa menyimpangnya dari standar yang telah diterapkan. Jika kinerja lebih tinggi dari standar, maka Manager akan memutuskan bahwa standar terlalu rendah dan akan dinaikan pada periode berikutnya. Jika kinerja lebih rendah dari standar, maka Manager akan memutuskan melakukan tindakan korektif atau tidak. Contohnya jika biaya bahan terjadi kenaikan dari target 5% menjadi 8% maka penyimpangan tersebut dapat dikategorikan sebagai penyimpangan kecil. Setelah mengetahui penyimpangan yang terjadi, Manager harus segera mencari penyebab terjadinya penyimpangan tersebut.
- Mengambil Tindakan Perbaikan
Langkah keempat, Manajer harus mengevaluasi hasil akhir dan mengambil tindakan perbaikan jika diperlukan. Jika penyimpangan yang terjadi kecil, maka masih dapat diterima dan tidak perlu melakukan tindakan korektif. Jika penyimpangan yang terjadi besar, maka telah melampaui batas yang dapat diterima dan harus segera mengambil tindakan perbaikan dan pencegahan. Contohnya terget tingkat kecacatan produk di produksi yang dapat diterima adalah 2% namun pada aktualnya tingkat kecacatan produk di produksi adalah 5% sehingga perlu dilakkukan penyelidikan terhadapt penyimpangan tersebut.
3. Tipe Sistem Utama Bisnis Dalam Perusahaan
Tipe sistem utama bisnis dalam perusahaan adalah sebagai berikut :
- Transaction Processing Systems (TPS)
Transaction Processing Systems (TPS) adalah sistem bisnis dasar yang melayani tingkat operasional organisasi. Transaction Processing Systems ini bertujuan untuk mengolah, menyortir, mendaftar, menggabungkan dan memperbarui dengan input transaksi dan acara lalu output laporan terperinci, daftar dan ringkasan. Pengguna Transaction Processing Systems adalah personel operasi dan penyelia.
- Knowledge Work Systems (KWS)
Knowledge Work Systems (KWS) adalah sistem bisnis yang melayani tingkat pengetahuan dengan membuat dan mengintegrasikan pengetahuan baru ke perusahaan. Knowledge Work Systems bertujuan unutk merancang model dengan input spesifikasi perancangan lalu output desain dan grafik. Pengguna Knowledge Work Systems adalah technical staff.
- Office Automation Systems (OAS)
Office Automation Systems (OAS) adalah sistem bisnis yang melayani tingkat pengetahuan dengan berbasis sistem komputer. Office Automation Systems bertujuan untuk meningkatkan produktifitas dari data pekerja di perusahaan.
Karakteristik Office Automation Systems adalah sebagai berikut :
- Menuju ke paperless office.
- Pendisainan ulang alur kerja.
- Perangkat lunak terintegrasi.
- Perancangan ergonomic.
- Cerdas dan menarik.
- Management Information Systems (MIS)
Management Information Systems (MIS) adalah sistem bisnis yang melayani tingkat manajemen dengan memberikan laporan dan akses ke data perusahaan. Management Information Systems ini bertujuan untuk mengolah laporan rutin, model sederhana dan analisis tingkat rendah dengan input ringkasan data transaksi, data volume tinggi dan model sederhana lalu output laporan ringkasan dan pengecualian. Pengguna Management Information Systems adalah manajer tingkat menengah.
Karakteristik Management Information Systems adalah sebagai berikut :
- Keputusan terstruktur dan semi-terstruktur.
- Laporan berorientasi kontrol.
- Data sebelum dan sekarang.
- Orientasi internal.
- Proses desain yang panjang.
- Decision-Support Systems (DSS)
Decision-Support Systems (DSS) adalah sistem bisnis yang melayani tingkat manajemen dengan analisis data untuk membuat keputusan. Decision-Support Systems ini bertujuan untuk mengolah interaktif, simulasi dan analisis dengan input data volume rendah, basis data masif, model analitik dan alat analisis data lalu output laporan khusus, analisis keputusan dan tanggapan terhadap pertanyaan. Pengguna Decision-Support Systems adalah manajer staf dan profesional.
Karakteristik Decision-Support Systems adalah sebagai berikut :
- Fleksibel, beradaptasi dan cepat.
- Kontrol pengguna input dan output.
- Tidak ada pemrograman profesional.
- Mendukung proses pengambilan keputusan.
- Alat pemodelan canggih.
- Executive Support Systems (ESS)
Executive Support Systems (ESS) adalah sistem bisnis yang menyediakan lingkungan komunikasi dan komputasi yang melayani tingkat strategis organisasi. Executive Support Systems ini bertujuan untuk mengolah grafik, simulasi dan interaktif dengan input data agregat eksternal dan internal lalu output proyek dan respons terhadap pertanyaan. Pengguna Executive Support Systems adalah manajer senior.
Karakteristik Executive Support Systems adalah sebagai berikut :
- Manajemen tingkat atas.
- Dirancang untuk individu.
- Menghubungkan CEO ke semua tingkat.
- Sangat mahal.
- Staff dukungan yang luas.
- Fungsi Bisnis Dalam Perusahaan
Fungsi bisnis dalam perusahaan adalah sebagai berikut :
- Sales and Marketing Systems
Sales and Marketing Systems yang bertanggungjawab dalam menjual produk perusahaan dengan strategi marketing, memberi evaluasi, memperbaiki promosi, memperbaiki pengembangan produk dan memberi diferensiasi dengan produk pesaing.
Strategi Marketing terbagi menjadi tiga tahap yaitu segmentasi, targeting dan positioning. Segmentasi adalah mengelompokkan pasar menurut keadaan geografi, demografi, psikografi, dan kebiasaan dalam suatu kelompok tertentu. Targeting adalah menetapkan tujuan kepada siapa produk tersebut akan dijual. Positioning adalah mengevaluasi penerimaan produk dalam pasar.
Sales and Marketing Systems bertujuan untuk membantu mengidentifikasi pelanggan, mengembangkan produk dan layanan, mempromosikan produk dan layanan, menjual produk dan layanan, dan memberikan dukungan pelanggan yang berkelanjutan.
- Manufacturing and Production Systems
Manufacturing and Production Systems yang bertanggungjawab dalam menyesuaikan pola produksi yang baik, pemilihan bahan baku dan suplier, proses produksi yang efektif dan efisien, logistik, pengawasan mutu, pemerliharaan sistem produksi, perencanaan kebutuhan barang dan perancanaan kebutuhan bahan baku.
Manufacturing and Production Systems bertujuan untuk melakukan perencanaan, pengembangan, produksi produk dan layanan, melakukan perencanaan, pengembangan, pemeliharaan fasilitas produksi, melakukan akuisisi, penyimpanan, ketersediaan bahan, menjadwalkan bahan, fasilitas dan tenaga kerja, dan mengontrol aliran produksi.
- Finance and Accounting Systems
Finance and Accounting Systems yang bertanggungjawab dalam mengelola keuangan perusahaan untuk kegiatan operasional. Keuangan adalah modal perusahaan untuk melakukan pendanaan semua aktivitasnya, keputusan investasi dan keputusan dividen bagi para pemegang saham.
Finance and Accounting Systems bertujuan untuk mengelola aset keuangan perusahaan, mengelola kapitalisasi perusahaan, dan memelihara dan mengelola catatan keuangan, dan menemukan aset keuangan baru.
- Human Resource Systems
Human Resource Systems yang bertanggungjawab dalam merekrut karyawan, menempatkan karyawan, memberikan pelatihan, mengamati kinerja, pengembangan, renumerasi, rencana karir karyawan dan program pensiun.
Human Resource Systems bertujuan untuk mengidentifikasi karyawan potensial, menyimpan catatan karyawan, melacak keterampilan karyawan, kinerja dan pelatihan, dan mendukung perencanaan untuk kompensasi karyawan dan pengembangan karier.
5. Referensi
Arianto, R. (2016, Mei 7). Tipe-Tipe Sistem Informasi. Diambil kembali dari Arianto Grande: https://randiarianto.wordpress.com/2016/05/07/tipe-tipe-sistem-informasi/
ID, I. E. (2018, Januari 14). Proses Pengendalian Manajemen. Diambil kembali dari Ilmu Ekonomi ID: https://www.ilmu-ekonomi-id.com/2018/01/proses-pengendalian-manajemen.html
Kho, B. (2018, Mei 5). Pengertian Pengendalian (Controlling) dan Empat Langkah Pengendalian. Diambil kembali dari Ilmu Manajemen Industri: https://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-pengendalian-controlling-empat-langkah-pengendalian/
Kodrat, D. D. (2017, April 6). 4 Fungsi Bisnis Pada Perusahaan Manufaktur. Diambil kembali dari MHS Manajemen: http://ima-mhs.blogspot.com/2017/04/4-fungsi-bisnis-pada-perusahaan.html
